1。合同文件分类：进行管理有序

（i）按业务类型进行分类

这是最常见的分类方法。企业的业务活动是丰富而多样的，相应的合同类型也不同。例如，采购合同用于规范企业与供应商之间的物质采购行为，并澄清关键条款，例如购买商品的类型，数量，价格，交付时间；销售合同是企业与客户之间的协议，涵盖了产品或服务的销售详细信息，包括质量标准，付款方式，售后服务和其他内容。此外，企业还使用租赁合同来租赁办公空间，设备和其他资产；技术合同涉及技术开发，转移，咨询或服务等业务方案；当企业从银行或其他机构借款时，签署了贷款合同。通过按业务类型进行分类，企业可以快速找到所需的合同，这有助于对不同业务领域的合同有针对性的管理。

（ii）按合同主题分类

根据合同签署的对象分类，可以将其分为与外部实体和内部企业合同签署的合同。外部合同可以进一步细分为与供应商，与客户合同，与合作伙伴的合同等合同。此分类方法可以帮助企业清楚地了解与不同实体的合作，分析每个实体对企业业务的贡献以及合作中存在的问题。内部合同包括企业内部部门，员工劳工合同等之间的协作合同。内部合同的管理可以促进企业内的协作工作并规范员工行为。

（iii）按合同金额分类

根据金额对合同进行分类，例如大价合同（通常是指超过一定门槛的金额，例如500万元人民币），中价值合同和小价值合同。对于大规模合同，由于它们涉及主要的经济利益，因此通常需要更严格的批准程序和关键监控。通过这种分类方法，企业可以合理地分配管理资源，更多地关注大规模合同，并确保对合同的执行和风险控制。

2。合同文件存档：建立有序的“合同库”

（i）制定统一的档案标准

企业应建立一套统一的合同文件归档标准，包括合同文件的格式要求和内容完整性要求。例如，所有合同文件都应以均匀的纸张规格打印，合同内容应包含必要条款，例如当事方的信息，合同的主题，合同的主题，数量，质量，价格或报酬，绩效或绩效期限，位置和方法，违反合同的责任，合同的责任等。同时需要与合同相同的合同，并需要附加合同，并将其附加到列表中，并需要附加列表，并且需要附加的一项工程，并需要附加的一项工程，并需要附加的一项工具文件，等

（ii）标准化归档过程

澄清合同文件的存档过程，并清楚地规定从合同签署完成到最终归档的每个链接。一般而言，在签署合同后，业务部首先组织原始合同和相关附件，填写合同档案注册表，然后将其提交给档案管理部门进行审查。档案管理部门正确审核了它之后，它将根据预先开发的分类规则编号合同，并将合同文件放入相应的存档框或电子文件夹中进行存储。在归档过程中，有必要确保合同文件的顺序是正确的，并促进随后的审查。

（iii）选择适当的存档方法

纸档案：纸档案仍然是制作一些重要合同文件的常见且可靠的方法。企业应准备特殊的档案柜或档案室来存放纸质合同，根据分类规则以有序的方式排列它们，并采取防潮，预防昆虫预防和防火等保护措施。同时，将建立纸质合同借贷注册系统，以记录借款人，借贷时间，返回时间和其他信息，以确保合同文件的安全。电子档案：随着数字时代的出现，电子档案在企业中越来越受欢迎。电子档案具有方便存储和快速检索的优势。企业可以使用专业的文档管理软件或云存储平台扫描合同文件中的电子文档以进行存储。在电子归档过程中，请注意加密电子文档，设置访问权限，并防止文件被非法篡改或泄漏。同时，定期备份电子文档以防止数据丢失。 3.合同文件保留在：遵守法规并合理地保留法规

（i）参考法律法规

不同类型合同的存储时间在法律和法规中具有不同的要求。例如，根据相关法规，通常建议将涉及金融税，例如销售合同，采购合同等的合同保留10年，因为税务机关可以在进行税收检查时追踪过去10年的合同记录。在劳动合同中，企业应在劳动关系终止后至少保存2年，以便在劳资纠纷时提供有力的证据。一些涉及重大权利和利益，法律纠纷或长期参考价值的合同，例如公司的协会章程，合资合作协议等。

（ii）结合公司自身需求

除了遵守法律和法规的规定外，企业还应根据自己的实际情况和管理需求合理地确定合同文件的存储时间。对于某些对企业发展具有重要战略意义的合同，即使法律法规并未明确规定保质期，企业也可以考虑长期保存以为公司的未来决定提供参考。例如，与重要客户的公司签署的长期合作协议可以设置为合作期结束后5年甚至更长的时间。

4。合同管理的关键困难和风险

（i）要点

合同分类的准确性：在实际操作中，准确对合同进行分类并不容易。某些合同可能涉及多种业务类型，或者合同主题相对复杂，这要求公司制定详细的分类指南并培训相关人员，以确保合同分类的准确性。档案的及时性和完整性：确保合同文件在签署后及时存档，并且档案内容完成了，这是合同管理中的另一个关键和困难点。由于工作忙碌或错过档案过程中的重要附件，商业部门可能未能及时提交档案合同。企业应建立有效的监督机制，对合同归档进行定期检查，并立即发现和解决问题。 （ii）风险点

合同损失的风险：无论是纸质合同还是电子合同，都有损失的风险。纸质合同可能因火灾，洪水，盗窃等而丢失，并且由于损坏存储设备，病毒攻击和错误删除，因此无法阅读电子合同。企业应采取多个备份措施，定期备份合同文件，并将备份文件存储在不同的地理位置。合同泄漏的风险：合同文件通常包含敏感内容，例如公司的商业秘密和客户信息。如果合同文件管理不善，并非法获取或泄漏，则可能会给公司造成巨大损失。企业应加强合同文件访问权利的管理，并且只有授权人员才能查看和使用合同文件。同时，为员工提供了保密教育，以提高其机密意识。